La División de Registros, dependiente de la Dirección de Contaduría (Secretaría de Hacienda), es el área responsable de registrar contablemente la ejecución del presupuesto en procesos de compras dentro del municipio. Su función central es garantizar que todo gasto, compromiso o erogación quede documentado y alineado con las normas presupuestarias, financieras y legales vigentes.
PROCEDIMIENTO INTERNO
Pasos para contabilizar la ejecución del presupuesto
(Dentro del Proceso de compra directa)
1- Afectación preventiva: Una vez que un pedido de abastecimiento hecho por las áreas es aprobado por la Secretaría de Hacienda y el Departamento de Suministros haya creado el expediente de compra; la División de Registro chequea que esté correctamente imputado y que tenga el crédito necesario para hacer frente al gasto planificado en el presupuesto del área, en ese momento reserva el crédito de manera preventiva. Aún no se conoce quién será el proveedor, sólo que hay una intención de compra.
2- Compromiso: Suministro ya determinó quién será el proveedor del producto o servicio. Se genera la autorización de compra. Hay un compromiso de las partes. Puede que se tenga que ajustar el monto afectado preventivamente ya que puede salir menos o más.
3- Emisión de orden de pago: Cuando el proveedor entrega el bien o presta el servicio emite la factura para el cobro, en ese momento se devenga el gasto y se emite la orden de pago para que la Dirección de Tesorería abone. En este momento el presupuesto queda ejecutado definitivamente y consumido el crédito presupuestario.
¿Por qué es importante imputar correctamente el gasto de la compra?
El presupuesto es una herramienta fundamental y crucial para el Estado, comparable a una hoja de ruta financiera y programática que guía todas sus acciones. No es solo un documento contable; es el pilar sobre el que se asienta la capacidad del Estado para funcionar, planificar el futuro, rendir cuentas y garantizar el bienestar de su ciudadanía.
El presupuesto es además un instrumento de administración porque una vez fijado el programa de gobierno, es imprescindible llevarlo a la práctica, convertirlo en hechos, con lo cual se entra en el campo de la administración.
La ejecución de dicho programa obliga a la división del trabajo. En consecuencia, las distintas áreas responsables de la ejecución tienen que trabajar separadamente pero en estrecha coordinación.
Entonces el pedido de abastecimiento se convierte así en una herramienta de ejecución presupuestaria, cuando cada agente responsable confecciona un pedido de abastecimiento, no solo esta solicitando un bien o servicio que le requiere su superior, sino que esta ejecutando la norma madre que rige a toda la municipalidad, por lo cual es de suma importancia conocer estos tres conceptos: ¿Qué es el presupuesto? ¿Para qué sirve? ¿Cómo lo ejecuto?
¿ Qué normativas dan marco a este proceso?
Ordenanza 1611-CM-2006 | Proceso presupuestario de la Municipalidad | VER AQUÍ
Ordenanza 669-CM-1991 | Aprueba el Reglamento de Contabilidad Municipal VER AQUÍ
